La pointeuse : Les caractéristiques exigées

François Huchez | Gestion du temps | Management | Droit du travail |

Sur le lieu de travail, les pointeuses ou les badgeuses servent notamment au contrôle des accès aux locaux, à la gestion du temps de travail, ainsi qu'à la gestion de la restauration d'entreprise.

L'employeur ne peut pas décider d'installer une pointeuse de manière arbitraire, car sa mise en place l'oblige à respecter une certaine procédure. En effet, il doit au préalable :

• selon le système choisi, demander et obtenir l'autorisation de la CNIL ou simplement l'informer.
• Finalité/objectif du dispositif qui ne doit pas être détourné dans le but de surveiller l'activité des salariés (déplacements,...)
• Nature des données collectées
• Durée de conservation des données
• Identité du service (ou de la personne) destinataire des données
• Modalités d'exercice du droit d'accès et de rectification

Aucune disposition légale ne concerne les caractéristiques techniques des dispositifs de pointage, du fait certainement aux avancées technologiques continues et incontrôlable, ainsi actuellement, le type de pointeuse le plus technologiquement avancé est la pointeuse biométrique, dispositif intégrant des données physiologiques du personnel (Empreintes, etc), cependant ce dernier été prohibé par la CNIL dans le cadre de la gestion du temps vu qu’il recueille maintes données personnelles sensibles violant la vie privée des collaborateurs.

L’employeur et le choix de la pointeuse : La vigilance est de mise

L’employeur doit s'assurer de la conformité de son installation, étant donné qu’aussi différents son type et son fonctionnement soient-ils, la pointeuse doit obligatoirement enregistrer des données mesurables de façon fiable sans possibilité de falsification.

Le Code du travail :

Comme on l’a indiqué, en tant que matériel, le Code du travail n'impose aucune norme ni caractéristique à la pointeuse, laissant le libre choix à l’employeur de choisir la forme et le type de celle-ci.

En revanche, le Code du travail exige que:

• En cas d’enregistrement automatique temps de travail des employés, le système de pointage se doit d’être fiable, et infalsifiable évitant toute tentative de fraude.
• Talon d’Achille de la pointeuse biométrique, et raison pour laquelle ce système aussi ingénieux soit-il est interdit en France, le recueil ou la collecte des données physiques propre à la personne du salarié, tel les empreintes, sont formellement prohibés par la CNIL sauf pour raison de sécurité et de contrôle d'accès à des zones « sensibles », les laboratoires ou les sites nucléaires par exemple.
• L’employeur mette en place postérieurement à la mise en place de tout système de pointage une procédure d'information et de communication en externe (CNIL si exploitation informatique des données recueillies, vous pouvez voir notre article détaillé sur la procédure à suivre) et en interne auprès des salariés et de leurs représentants.
• La pointeuse doit être un système accessible aux contrôles des agents extérieurs de l'inspection du travail ou l'URSSAF.

Même si le champ libre est laissé à l’employeur dans son choix du système de pointage, la loi encadre néanmoins l’utilisation de ce dispositif, en évitant qu’il soit en non-conformité avec les lois en vigueur concernant le respect de la vie privée.

Faire appel à la CNIL:

Dès qu’un employeur décide de mettre en place un système de pointage, il est soumis à l’obligation d’obtenir l’accord de la CNIL. Il lui faut déclarer, informer voire obtenir l’autorisation écrite de la CNIL. Cette commission publie assez régulièrement des avis sur différents système de récupération et de traitement des données qu’elle juge comme conformes aux libertés individuelles. Si la pointeuse choisie par le chef d’entreprise apparaît comme respectant les principes de la commission, une déclaration simple, en ligne ou par courrier suffira et aucune autorisation n’est requise.

Si le système de pointage ne fait pas partie de la liste admise par la CNIL, le patron doit obtenir l’autorisation écrite à l’aide d’un formulaire CERFA ( 13786 pour ce cas) ainsi que du document lié à la pointeuse en question. C’est le cas de la pointeuse biométrique par exemple. Sous un délai de 2 mois, si la réponse n’est pas reçue, l’autorisation est refusée.

Informer les représentants du personnel :

C’est une obligation légale. Tout patron d’entreprise est obligé, légalement, de réunir les représentants du personnel pour informer les employés de la prochaine mise en place de la pointeuse. Les délégués doivent aussi être consultés et informés par l’intermédiaire d’un vote et l’affichage d’une note ainsi que l’autorisation de la CNIL.

Des conséquences lors du non-respect des déclarations ?

Si le chef d’entreprise n’effectue pas de demande, ni de déclaration à la CNIL et si aucun représentant du personnel n’est consulté, le dirigeant s’expose à des amendes et une peine éventuelle de prison. Lors d’un litige emmené devant les Prud’hommes, les représentants seront en droit de demandé le retrait du système de pointage et les informations relevées par la pointeuse ne pourront pas être valables comme preuves.