4 étapes pour mettre en place votre système de gestion du temps.

François Huchez | Gestion du temps |

Si vous avez déjà été convaincu de l’utilité d’instaurer un système de gestion du temps au sein de votre entreprise, il pourrait alors vous être utile de connaître les différentes étapes pour vous assurer que sa mise en place se fera sans accrocs.

Faire son choix

La première étape pourrait être considérée comme la plus difficile. En effet, tout commence par un choix, le choix du bon système de gestion du temps, celui qui correspond à vos besoins et à votre entreprise.

Vous devez ainsi commencer par regarder le nombre d’employés dont vous disposez : Si vous en avez une dizaine, un système de gestion du temps moins complexe et onéreux tel qu’une pointeuse mécanique peut être envisagé, pour peu que vous acceptiez d’utiliser un système assez ancien, qui a toutefois fait ses preuves.

Pour les entreprises un peu plus grandes, le besoin d’un logiciel de pointage automatique et d’une badgeuse l’accompagnant peut se faire sentir : Ce logiciel fait le tri et récolte les données pour vous, ce qui représente un gain de temps considérable.

Par ailleurs, tous les logiciels de pointage ne sont pas semblables, et n’offrent pas les mêmes fonctionnalités. Certains se content de reporter automatiquement dans un tableau les horaires de vos employés, mais certains proposent par exemple de voir en temps réel qui est présent dans votre entreprise, ou encore de gérer la demande de jours de congés. En outre, un logiciel de gestion du temps peut inclure la planification de tâches, ainsi que leur attribution et leur suivi. Suivant le nombre de fonctionnalités dont vous voulez que ce logiciel fasse preuve, il serait peut être bon pour vous de bien réfléchir avant de faire votre choix

Vérifier la conformité de votre choix avec la CNIL

La CNIL, c’est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, et elle a pour but d’assurer que la démocratisiton de systèmes informatiques, notamment au sein des entreprises, ne vienne pas à l’encontre des droits de respect de la vie privée de chacun des employés.

Ainsi, pour installer un logiciel de gestion du temps, vous devez respecter un certain nombre de principes, que vous pouvez consulter ici : Contrôle des horaires sur le lieu de travail. Ces principes sont encore plus nombreux en ce qui concerne tous les systèmes biométriques, comme les scanners d’empreinte digitale. Ceux-ci ne peuvent être utilisés pour constater l’heure d’arrivée ou de départ d’un employé, et la conservation des données doit être extrêmement sécurisée.

Une fois que vous vous serez assuré de la conformité de votre système de gestion du temps, il ne vous restera plus qu’à effectuer une demande d’autorisation auprès de la CNIL.

Prévenir le personnel

De même, vous êtes tenu, avant de procéder à l’installation de votre matériel, d’en informer le personnel et ses représentants. Il vous faudra leur expliquer notamment de quel type de matériel il s’agit, ainsi que son utilisation. La chose la plus importante que vous devrez expliquer concerne les droits d’accès dont dispose votre personnel : Ils doivent en effet pouvoir accéder à toutes les informations reccueillies par votre système de gestion du temps.

Installer le matériel

Une fois que vous vous serez assuré de la conformité de votre matériel avec la loi, et que votre personnel sera également au courant de l’utilisation prochaine de ce matériel, vous pourrez enfin procéder à son installation. Le plus difficile sera sans doute pour vous de vous familiariser avec le logiciel de gestion du temps qui accompagne le matériel.  

Si vous saviez qu’il vous fallait un nouveau système de gestion du temps, mais hésitiez encore quant à la marche à suivre, cette hésitation devrait dorénavant avoir disparu. A vous donc de faire le bon choix pour votre entreprise, tout en respectant les conditions en vigueur, sans oublier de prévenir votre personnel, et vous pourrez bientôt profiter des gains de temps offerts par les solutions de gestion du temps.