4 conseils pour bien choisir votre logiciel de pointage du personnel

Carole Desmedt | Gestion du temps | Management |

Pour une entreprise, la gestion du personnel tient une part primordiale. En effet, les ressources humaines constituent l’un des piliers de performance d’une organisation et il est donc essentiel de l’optimiser.

Le logiciel de pointage du personnel est un outil qui facilite grandement la gestion de cette ressource, du moins concernant l’assiduité du personnel. Une telle application est capable de réaliser un grand nombre de tâches, relatives à cette facette de la gestion du personnel, de façon automatique et rapide.

L’employeur a donc tout intérêt à investir dans un logiciel de pointage pour de nombreuses raisons, entre autres le gain de temps qu’il apportera à l’entreprise. Cependant trouver le bon logiciel de gestion du temps n’est pas aisé. Il est nécessaire de bien choisir le sien car chaque organisation est différente. Voici quelques conseils pour vous faciliter votre recherche.

Choisir un logiciel adapté à votre type d’organisation et à votre métier

Chaque entreprise dispose d’une organisation qui lui est propre. Il est donc essentiel de choisir un logiciel de pointage correspondant parfaitement à la vôtre. Est-ce que l’organisation du personnel de votre société est simple, avec des horaires fixes et peu de flexibilité ? Ou est-elle complexe avec des horaires variables, beaucoup d’heures supplémentaires, des plages horaires différentes propre à chaque service ? Ou encore est-elle évolutive avec une structure flexible adaptée à une évolution rapide des activités ?

Vous êtes dans une branche particulière ? 

Est-ce que votre secteur vous paraît difficilement gérable avec un logiciel car votre gestion du personnel est compliquée, vous avez plusieurs horaires, plusieurs équipes, pas régulières etc.... ? Pas de panique ! Vous n’avez pas besoin de vous adapter au logiciel ! Le logiciel s’adapte à vous.

Aujourd’hui avec les options qui s’offrent à vous un hôtel peut très bien disposer d’un système de gestion du temps pour ses employés. Les systèmes vous proposent d’adapter des plannings bien particulier à certaines équipes ou même encore plus ciblés en les attribuant à certaines personnes uniquement (pratique pour le gardien de nuit).

Grâce aux options de planification vous pourrez prévoir que votre employé travaillera une plage horaire X la semaine ou le jour H et une plage d’horaire Y la semaine ou le jour I. Ainsi si vous êtes restaurateur et que vos clients affluent le samedi midi, il vous sera possible de configurer une différente plage horaire pour que vos employés travaillent plus longtemps le samedi et cela de manière automatisée si vous souhaitez répéter l’opération tous les samedis.

Dans tous les cas, il existe sur le marché de nombreux logiciels capables de répondre parfaitement aux demandes de votre organisation, allant des versions les plus basiques (idéal pour les organisations simples) aux versions plus complexes disposant de nombreuses extensions. Toutefois, on remarque que plus un logiciel est complexe, plus son prix est élevé.

La performance du logiciel

Lorsque vous avez défini votre type d’organisation, il est primordial d’opter pour un logiciel disposant de la performance nécessaire pour effectuer les tâches. Bien choisir les applications additionnelles est donc très important. Ces extensions constituent la force d’un logiciel, car chacune d’entre elles réalise un travail précis  comme, entre autres, la comptabilisation des heures excédentaires ou encore la gestion des badges.

Par ailleurs, sa facilité d’utilisation est également un critère qui tient toute son importance. Choisissez alors un logiciel ergonomique, facile à prendre en main et fiable sur le long terme. Également, il ne faut pas oublier sa compatibilité avec l’entreprise et les futures évolutions de l’organisation.

Prestation du fournisseur

Outre les performances propres du logiciel de gestion du temps, il est également important de choisir un fournisseur de qualité pour plusieurs raisons. D’abord pour le service après-vente, notamment au niveau du dépannage et de l’assistance par téléphone en cas de panne. Car quand votre badgeuse sera bloquée pour un simple changement d’horaire… vous serez soulagé d’avoir quelqu’un au bout du fil pour vous montrer où cliquer.

Ensuite concernant la formation et la qualité de la formation pour la prise en main du logiciel. La question de la garantie est également importante.

Dans tous les cas, les prestations du fournisseur sont explicitées dans le contrat de vente. Le fait d’examiner son contenu de façon minutieuse est alors primordial avant toute forme d’engagement définitif.

Ces prestations d’accompagnement sont aussi importantes que la performance du logiciel. En effet, une mauvaise prestation du fournisseur peut également se traduire par une perte de productivité pour l’entreprise. Cela peut alors impacter sur les résultats financiers de l’entreprise. 

Mais pas seulement car l’installation d’un tel logiciel impacte le fonctionnement de l’organisation de votre entreprise, il ne faut pas que vous mettiez un système qui va commencer à générer de façon récurrente des problèmes : bug/blocage logiciel, mauvaise comptabilisation des heures…

Car si l’installation d’une pointeuse peut être un élément sensible, en cas de problème récurrent, on ne parle même pas des incidences sur le moral du personnel… à qui vous donnerez raison dans son utilisation “infernale”... et l’éternel problème du “c’était mieux avant” !

Logiciel conforme à la législation

Vous devrez également opter pour un logiciel qui respecte la législation en vigueur et le code du travail. Il doit être capable de recueillir mais également de traiter des données fiables permettant de satisfaire les obligations de l’employeur mais aussi de synthétiser de façon précise et fidèle le décompte effectif du temps de travail, qui constitue une base de calcul du salaire.

Certains logiciels procèdent à des arrondissements, ce qui est totalement illicite. Cette manœuvre appelée « écrêtage » ignore l’existence de majoration des heures supplémentaires par exemple et donc de leur paiement. Ce qui entraînera des sanctions à l’employeur.

Il est donc important de choisir un logiciel respectant la loi et le code du travail afin d’éviter des altercations futures avec l’inspection du travail et les salariés.

Et vous ? À quoi faites-vous attention lorsque vous achetez un logiciel ? Partagez vos trucs et astuces !