Comment maîtriser votre logiciel de pointage ?

Carole Desmedt
Carole Desmedt | Gestion du temps |
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Si l’intérêt du logiciel de pointage n’est plus à démontrer, il pourrait être compréhensible qu’à première vue, vous vous sentiez perdu au milieu de toutes les possiblités offertes. Voyons ensemble comment maîtriser ce logiciel de pointage et exploiter au mieux votre système de gestion du temps, afin de réaliser les précieux gains de temps escomptés.

 

Une complexité variable

 

Tout d’abord, vous devez savoir que certains logiciels de pointage se maîtrisent plus rapidement que d’autres, puisque ce temps d’adaptation dépend des fonctions offertes par le logiciel. Par exemple, si vous estimez avoir besoin d’un logiciel qui gère aussi bien le pointage, que les demandes d’absences, les jours de congés et les heures supplémentaires, vous comprenez bien que vous devrez fournir plus d’efforts pour en maîtriser toutes les fonctionnalités que si ce logiciel ne permettait que la gestion du pointage.

 

Une phase de paramétrage est nécessaire

 

Ce qui réunit tous les logiciels de pointage est qu’ils nécessitent, avant leur utilisation, de passer par une phase de paramétrage. C’est ici que vous adaptez les logiciels à votre propre fonctionnement, à vos horaires… Pour gérer les heures supplémentaires, vous devrez par exemple définir un seuil d’heures travaillées à partir duquel le logiciel considèrera qu’il s’agit d’heures supplémentaires.  De même, vous devez fixer un maximum d’heures supplémentaires réalisables par les employés, ainsi qu’un seuil au dessus duquel vous serez automatiquement alerté.

 

Ainsi, avant de profiter des avantages de votre système de gestion du temps, vous devrez  prendre le temps de paramétrer le logiciel selon votre fonctionnement. Cela n’est en rien complexe, mais il est préférable de le savoir, afin de ne pas se lancer à l’aveugle en estimant que tout sera directement automatisé et adapté à votre entreprise.

 

La maîtrise concerne aussi les employés

 

Pour certaines fonctions, telle que la demande de congés ou d’absences, vos employés auront également besoin de se servir de votre logiciel de gestion du temps. Il n’est donc pas suffisant que vous le maîtrisiez, mais aussi vos employés, afin de ne pas perdre en apprentissage le temps que le logiciel doit vous faire gagner en automatisation des tâches et des demandes. Ainsi, afin de gagner en efficacité, nous vous recommandons de procéder à une courte phase d’apprentissage du logiciel avec vos employés, ou au moins de créer un guide pour en expliquer le principe, afin de répondre à toute question éventuelle avant qu’elle ne vous soit posée.

 

Renseignez vous auprès du fournisseur

 

Dans la plupart des cas, avant même de faire l’achat d’un logiciel de pointage, vous pourrez assister à une démonstration de son fonctionnement, ou prendre part à un essai gratuit, auprès de votre fournisseur. Il est préférable de prendre le temps de se familiariser avec le logiciel avant de passer à l’achat, pour maximiser les gains obtenus une fois qu’il sera effectivement en place dans votre entreprise, ou bien même pour vous assurer que les fonctionnalités sont celles que vous souhaitez.

 

Vous devriez désormais disposer de tous les outils nécessaires pour faire en sorte de profiter au mieux des opportunités indéniables qu’offrent les logiciels de pointage. Il serait en effet dommage de disposer d’un système aussi innovant qu’efficace, si vous passiez initialement trop de temps à apprendre à vous en servir. Ces logiciels ne sont jamais complexes, mais demandent d’être abordés avec le bon état d’esprit.

 

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