Tout savoir sur la feuille de pointage

François Huchez | Logiciel - Gestion des temps |

Une feuille de pointage sert donc à s'assurer des heures de travail des salariés dans une entreprise. Elle permet de pointer le moment où l'employé prend son poste et le moment où il part. L'employeur peut se servir d'une feuille de pointage comme preuve lors d'un procès prud'homal. Mais c'est également un bon outil pour permettre de valider des RTT ou encore payer des primes ou des heures supplémentaires.

Ainsi même si aucune disposition légale ne concerne la feuille de pointage, l'employeur ainsi que l’employé doivent s'assurer de la cohérence de son contenu, car elle peut lui servir de preuve, contre l’un comme contre l’autre. Grâce à cet article la feuille de pointage n’aura plus de secrets pour vous ! Cependant lors de la mise en place d’une badgeuse, numérique, biométrique ou autre, l’employeur est tenu au préalable de faire une déclaration à la CNIL. Une autorisation écrite est obligatoire pour les systèmes dont la CNIL n’a pas encore reconnu la conformité vis à vis des libertés individuelles des employés. Le patron s’expose à des poursuites, des amendes et des peines de prison si la demande n’est pas effectué lors de la mise en place de ce système de pointage.

Pas de cadre légal.

Dans le Code du travail il n’est en aucun cas fait mention du support, du format ou du contenu de la feuille de pointage. Mais alors comment gérer au mieux ce système de pointage sans déborder sur les libertés de ses employés mais en instaurant un cadre suffisamment strict pour éviter les débordements ?

La seule mention concerne leur durée de conservation et les conditions de mise à disposition et accès.

L’employeur est donc libre en ce qui concerne les conditions dans lesquelles il souhaite présenter, collecter et matérialiser les données recueillies par son système de pointage.

Mais bien évidemment il doit, par la force des choses, justifier le temps de travail pratiqué au sein de son entreprise. Pour ce faire il doit accorder de l’importance au contenu et au format des documents qui contiennent les données recueillies. Plus l’organisation du travail est complexe, plus les feuilles de pointage doivent contenir d’informations.

La feuille de pointage : Les mentions obligatoires

Une feuille de pointage doit comporter certaines mentions obligatoires, comme :

• Le nom et le prénom du salarié.
• Les différentes semaines de travail sous forme numérotée
• Le nombre d'heure et les minutes dans la journée de travail
• Une case pour comptabiliser les heures effectuées dans la journée
• Un récapitulatif hebdomadaire du temps de travail accompli

Il peut y avoir d'autres mentions légales notamment pour le travail en équipe avec donc une mention sur l'équipe que l'employé va intégrer.

La durée de conservation :

La feuille de pointage ne dispose d'aucune disposition légale et rien n'est stipulé dans le Code du Travail sur l'utilisation d'un support ou sur sa présentation. Or, une feuille de pointage doit se conserver au moins 5 ans car elle peut servir de preuve lors d'un procès ou encore pour le paiement de certaines primes ou de certaines heures. Aussi, il est important et obligatoire de garder toutes vos feuilles de pointage durant cette période et même au-delà.

Ce document peut être à disposition :

• en cas de contrôle de l’inspection du travail par exemple
• en cas de demande d’un représentant du personnel exerçant son droit de consultation des durées de travail des salariés au sein de l’entreprise.
• en cas de demande d'un salarié exerçant son droit d'accès aux fiches de pointage et de rectification celles-ci si le système de pointage est informatisé (enregistrant automatiquement les données des rentrées et sorties des employés). 

Donc en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF mais aussi en cas de demande d’un délégué ou même d’un salarié, le chef d’entreprise doit être en mesure de donner l’accès à toutes les données recueillies les 5 ans auparavant si la pointeuse est installée depuis au moins ces 5 dernières années.

Un élément important : en cas de procès la feuille de pointage peut être utilisée comme pièce à conviction au cours d’un procès aux Prud’hommes ou autre afin de montrer que l’employeur est en règle au niveau des salaires, des primes et nombre d’heures ainsi que les jours de repos (compensateurs, RTT,...) qu’il devait accorder.

C’est la même chose lorsqu’un contentieux a lieu lié au paiement des cotisations ou des impôts et taxes en lien avec l’emploi d’un salarié.

Tout est mis en oeuvre, malgré l’absence de cadre légale, pour protéger l’employeur mais aussi les salariés de toutes les dérives possibles liées à cette feuille de pointage au sein d’une entreprise.