7 raisons d’automatiser le temps de travail et la présence

Carole Desmedt | Gestion du temps | Management |

La gestion du temps de travail et le contrôle des présences peuvent être problématiques pour certaines entreprises. Alors que ce devrait être un processus simple et efficace, pour de nombreuses TPE et PME, ce n’est pas toujours le cas. Aux débuts de l’activité d’une entreprise, la gestion peut même être manuelle et pas vraiment contrôlée, et cela ne pose pas de problème. Mais lorsque la société s’agrandit et que les employés se font de plus en plus nombreux, il est difficile de tout chapeauter. L’automatisation des systèmes de gestion du temps est une solution.

Comment les entreprises peuvent-elles simplifier la gestion du temps de travail et le contrôle des présences avec un logiciel de pointage ?

La réponse pour beaucoup de ces problèmes de temps et de présence est le logiciel de pointage. Les meilleures solutions de temps et de présence sont conçues avec l'attention des gestionnaires de ressources humaines et des salariés. Cela signifie, des solutions de chronométrage simples à mettre en place, simples à gérer et simples à entretenir quotidiennement.

Un bon logiciel de pointage est un système automatisé. C’est-à-dire que vous avez juste à collecter les données de votre badgeuse et le logiciel travaille “en arrière-plan” pour effectuer la majorité des tâches des ressources humaines concernant la gestion du temps.

Voici les 3 principaux avantages d’un système de pointage automatisé :

• Fonctionnel : un bon système de pointage est un système dont la mise en place du matériel est très simple et son utilisation encore plus. Que ce soit le pointage des employés, la création des fiches cartonnées ou la gestion des fiches de paie.

• Pratique : le chronométrage automatisé peut considérablement réduire le travail administratif de collecte et de calcul du temps de travail des employés. Étant donné que vos données sont envoyées électroniquement pour le traitement de la paie, cela permet de supprimer :
  • les fax, les appels téléphoniques ou toute autre forme de communication “manuelle”
  • les erreurs humaines de calcul
  • les heures de travail des employés qui s’occupent de la paie des autres.

• Économique : une pointeuse automatique permet de faire d’énormes économies pour les employés. Non seulement elle offre une grande commodité pour le service des ressources humaines, les superviseurs et les patrons, mais cela réduit également considérablement les coûts du travail. D’où viennent ces économies :
  • de l’élimination des «minutes de travail perdu» et des approximations du temps des employés
  • de l’élimination du temps de travail des employés qui s’occupent de la paie
  • des frais liés à l'erreur humaine dans le traitement des données de chronométrage
  • de l’augmentation de la productivité et de la responsabilité des employés pendant leur temps de travail, sachant qu’ils sont contrôlés.

Sept raisons d'automatiser votre gestion du temps et vos contrôles des présences avec le logiciel de pointage

1. Calculer vos économies. Suivez les minutes réelles travaillées. Éliminez les minutes de travail gaspillées.
2. Supprimer les coûts administratifs. Automatisez le suivi du temps et éliminez les heures administratives.
3. Augmenter la productivité. Payez les employés pour les minutes travaillées seulement. Pas d'arrivées tardives et de départs anticipés.
4. Éliminer le "Buddy Punching". Empêchez “le vol” du temps des employés.
5. Connectez-vous à partir de n'importe quel poste de travail pour gérer facilement les données en ligne.
6. Réduire les coûts de main-d'œuvre. Réduisez considérablement votre coût du travail.
7. Installation et utilisation faciles. Le matériel peut être configuré en quelques minutes.

Bien qu’investir dans le meilleur logiciel de gestion du temps est une option viable, il existe d’autres options à considérer, comme la sous-traitance par exemple. Cela peut être simplement sous-traiter un processus tel que la paie. Ou alors, aller beaucoup plus loin dans les services sous-traités. Renseignez-vous.